La clau dels negocis és la comunicació. Ja siguin companys, clients o proveïdors, passem gran part de la nostra vida laboral interactuant amb altres persones. Existeixen eines noves i poderoses, com Basecamp, Podio i Slack – que poden ajudar-nos a col·laborar en projectes i mantenir-nos en contacte. Però, per a la majoria de nosaltres, el correu electrònic continua sent la principal via de comunicació.

Dades sobre els emails:

Escriure emails pot resultar frustrant i prendre’ns molt temps, especialment en un segon idioma. Però no et preocupis, et compartim aquesta infal·lible guia d’Oxford House per a escriure correus electrònics eficaços en anglès.

Abans de començar…

Estil i registre

Abans de començar a redactar, hi ha algunes coses a considerar. A qui li estàs escrivint? És un correu electrònic intern (per exemple, a un company) o un extern (per exemple, a un client)? És un tema delicat o una cosa més general?

Les respostes a aquestes preguntes donaran forma a l’estil del teu email i determinaran com de formal ha de ser.

Aquí tens un exemple del que volem dir:

Llest per teclejar…

Els correus electrònics comercials normalment consten de cinc parts:

assumpte > salutació > introducció > cos > comiat

Et guiarem pas a pas, donant-te exemples i suggeriments al llarg del camí.

Assumpte

És important que comencis amb bon peu. L’assumpte és on s’indica breument el tema del teu correu electrònic. Si ho deixes en blanc, és possible que passin el teu missatge per alt; si escrius massa, pot semblar spam. Sigues breu i concís.

Salutació

Sovint, un correu electrònic és el primer contacte que tens amb algú i pot arribar a ser un camp minat! L’últim que vols és ofendre al receptor espatllant la salutació. Segueix aquest diagrama de flux de Grammarly i tot anirà bé.

Introducció

Aquí és on expliques el motiu pel qual estàs escrivint. Pots presentar un tema o esmentar una conversa anterior. Per a començar, prova una de les frases següents.

Cos

Has començat bé, ara és el moment dels detalls. Pot estar sol·licitant informació, responent una pregunta o acceptant una proposta. Qualsevol sigui el propòsit del teu correu electrònic, el missatge ha de ser clar i coherent.

Aquí tens tres consells ràpids que t’ajudaran a transmetre el teu missatge:

Comiat

Ja gairebé ho tens! No importa quant clar sigui el teu correu electrònic, el destinatari pot requerir més detalls. Per tant, és una bona idea finalitzar el teu missatge oferint la possibilitat de sol·licitar més informació, consells o assistència.

Ara només queda triar una salutació de tancament apropiat.

I abans d’enviar…

Comprova

Ho has fet genial, però encara no has acabat. Abans de fer clic a “enviar”, és fonamental que llegeixis el teu email per última vegada.

La majoria dels gestors de correu electrònic tenen una eina de revisió ortogràfica, però què succeeix si has utilitzat una paraula incorrecta? Si no estàs segur, pots preguntar-li al món … bé, als usuaris d’Internet del món!

Cerca-ho a Google

Per exemple, si no pots recordar quina preposició va amb una paraula específica. És fàcil! Tan sols escriu la teva suposició en la recerca de Google entre cometes (“”) i veuràs quants resultats obtens per a cada opció. Com més gran sigui el número, més segur pots estar que es correcte.

Guarda-ho

Probablement estàs pensant, hem après a fer-ho millor, però podem fer-ho més ràpid?

L’avantatge dels correus electrònics és que una vegada que tens l’estructura i adquireixes algunes frases útils, pots reciclar-les.

El nostre últim consell és guardar aquestes noves frases en un full de càlcul i mantenir-lo actualitzat. En poc temps, tindràs tot el llenguatge que necessites per a escriure correus electrònics ràpids i efectius.

Aquí tens una plantilla gratis de Google Sheets per a que comencis!

Estudia anglès a Oxford House Barcelona

T’interessa realitzar un curs d’anglès en Oxford House Barcelona? Consulta la varietat de classes d’anglès que podem oferir-te.

Pots llegir aquest article en la seva versió original en anglès per a practicar i aprendre nou vocabulari.