La clave de los negocios es la comunicación. Ya sean compañeros, clientes o proveedores, pasamos gran parte de nuestra vida laboral interactuando con otras personas. Existen herramientas nuevas y poderosas, como Basecamp, Podio y Slack – que pueden ayudarnos a colaborar en proyectos y mantenernos en contacto. Pero, para la mayoría de nosotros, el correo electrónico sigue siendo la principal vía de comunicación.

Datos sobre los emails:

Escribir emails puede resultar frustrante y tomarnos mucho tiempo, especialmente en un segundo idioma. Pero no te preocupes, te compartimos esta infalible guía de Oxford House para escribir correos electrónicos eficaces en inglés.

Antes de empezar…

Estilo y registro

Antes de comenzar a redactar, hay algunas cosas a considerar. ¿A quién le estás escribiendo? ¿Es un correo electrónico interno (por ejemplo, a un compañero) o uno externo (por ejemplo, a un cliente)? ¿Es un tema delicado o algo más general?

Las respuestas a estas preguntas darán forma al estilo de tu email y determinarán qué tan formal debe ser.

Aquí tienes un ejemplo de lo que queremos decir:

Listo para teclear…

Los correos electrónicos comerciales normalmente constan de cinco partes:

asunto > saludo > introducción > cuerpo > despedida

Te guiaremos paso a paso, dándote ejemplos y sugerencias a lo largo del camino.

Asunto

Es importante que empieces con buen pie. El asunto es donde se indica brevemente el tema de tu correo electrónico. Si lo dejas en blanco, es posible que pasen tu mensaje por alto; si escribes demasiado, puede parecer spam. Sé breve y conciso.

Saludo

A menudo, un correo electrónico es el primer contacto que tienes con alguien y ¡puede llegar a ser un campo de minas! Lo último que quieres es ofender al receptor estropeando el saludo. Sigue este diagrama de flujo de Grammarly y todo irá bien.

Introducción

Aquí es donde explicas el motivo por el que estás escribiendo. Puedes presentar un tema o mencionar una conversación anterior. Para comenzar, prueba una de las frases siguientes.

Cuerpo

Has empezado bien, ahora es el momento de los detalles. Puedes estar solicitando información, respondiendo una pregunta o aceptando una propuesta. Cualquiera sea el propósito de tu correo electrónico, el mensaje debe ser claro y coherente.

Aquí tienes tres consejos rápidos que te ayudarán a transmitir tu mensaje:

Despedida

¡Ya casi lo tienes! No importa qué tan claro sea tu correo electrónico, el destinatario puede requerir más detalles. Por lo tanto, es una buena idea finalizar tu mensaje ofreciendo la posibilidad de solicitar más información, consejos o asistencia.

Ahora solo queda escoger un saludo de cierre apropiado.

Y antes de enviar…

Comprueba

Lo has hecho genial, pero aún no has terminado. Antes de hacer clic en «enviar», es fundamental que leas tu email por última vez.

La mayoría de los gestores de correo electrónico tienen una herramienta de revisión ortográfica, pero ¿qué sucede si has utilizado una palabra incorrecta? Si no estás seguro, puedes preguntarle al mundo … bueno, ¡a los usuarios de Internet del mundo!

Búscalo en Google

Por ejemplo, si no puedes recordar qué preposición va con una palabra específica. ¡Es fácil! Tan solo escribe tu suposición en la búsqueda de Google entre comillas (“”) y verás cuántos resultados obtienes para cada opción. Cuanto mayor sea el número, más seguro puedes estar de que es correcto.

Guárdalo

Probablemente estás pensando, hemos aprendido a hacerlo mejor, pero ¿podemos hacerlo más rápido?

La ventaja de los correos electrónicos es que una vez que tienes la estructura y adquieres algunas frases útiles, puedes reciclarlas.

Nuestro último consejo es guardar estas nuevas frases en una hoja de cálculo y mantenerla actualizada. En poco tiempo, tendrás todo el lenguaje que necesitas para escribir correos electrónicos rápidos y efectivos.

¡Aquí tienes una plantilla gratis de Google Sheets para que empieces!

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Puedes leer este artículo en su versión original en inglés para practicar y aprender nuevo vocabulario.